・外出している 「人事労務コンサルティング」「人事制度設計」「就業規則・社内規程 」「採用支援」「教育・研修」「人事システム」「健康管理・メンタルヘルス・ハラスメント」「海外労務」など、企業の個別ニーズに応じたサービスをご提供致します。, 日常業務に関するちょっとした疑問から、コンプライアンス、人事戦略まで、お気軽にご相談ください。. 「戻り(連絡が入り)次第こちらからお電話致しましょうか」 などの依頼形を使うと、ていねいな印象になります。, 取り次ぐときは必ず保留ボタンを押してから、電話相手に呼び出しを聞こえないようにします。 用件を簡潔に書きますが、相手の様子など、知りえた情報はメモに必ず加えておきましょう。 だけでは50点 ・席を外している(社内) 電話メモとは電話の内容や伝言を書き留める用紙で、電話応対メモ、伝言メモ、連絡メモとも呼びます。電話応対のマナーと話し方、電話メモの取り方、担当者不在、休み、退社時の対応ビジネスマナーおよび電話対応メモの雛形・無料テンプレートを掲載。 と聞けば90点、さらに付け加えて 「私××と申します。○○が戻りましたらすぐに申し伝えます。本日はお電話ありがとうございました」, 電話を切ったら、名指しされた人宛に用件を伝えるためのメモをつくります。 メモができたら、名指しされた人の机の上に置き、本人が戻ってきたらすぐに口頭でも伝えます。 「○時頃戻る予定ですが、こちらからお電話さし上げましょうか」

相手を待たせる時間はせいぜい1,2分です。それ以上かかりそうな場合は、 「恐れ入りますが、念のためお電話番号を伺ってもよろしいでしょうか」, 最後に相手の電話番号と名前を復唱し確認します。 最後に自分の名前を名乗りあいさつします。

Copyright© 最後に電話を切るときも丁寧にあいさつすることを忘れないようにしてください。 受付日、時間、受付者名も忘れずに書きます。 く待たせない, 受注や資料請求の電話などの場合、お礼の言葉で印象がかなり変わります。顔が見えなくても、笑顔での応対を心掛けましょう。, (2)プラスアルファのひとこと, 7. 会議中の電話は、急用のみ取り次ぐ, (1)担当者の意向を確認しておく, 基本情報として、担当者が会議に入る前に、電話の取り次ぎの可否を確認しておきます。, 担当者が会議中に電話がかかってきたら、急用かどうかを尋ねます。, 電話はかけた方が切るのが基本。, (2)受話器を置くよりもフックを指で押すほうがおすすめ, 受話器を置くよりもフックを指で押すほうが相手の耳に優しい切り方となります。くれぐれもガチャンと受話器を置かないようにしましょう。.

「○○でございますね。ただいま代わりますので少々お待ちいただけますか」, 取り次ぐ人に同姓の人が何人かいる場合は、「○○課の○○(フルネーム)でございますね?」と必ず確認するようにします。, 「お待ちいただけますか」「お待ちくださいますか」「お待ちいただけますでしょうか」

「本日は何時頃までそちらにいらっしゃいますか」

メモができたら、名指しされた人の机の上に置き、本人が戻ってきたらすぐに口頭でも伝えます。 相手から伝言がなくても、電話がかかってきたことはメモと口頭で伝えるようにします。 5.社員の家族からの電話 電話を受け、伝言メモを置いたら、それで完璧と思っていませんか? 実はまだパーフェクトではありません。 名指し人が席に戻ってきたら、必ず電話があったことを口頭で伝えましょう。

不在のときは、間違っても本人がどこへ行っているかを教えてはいけません。 2019 All Rights Reserved.

電話対応にはコツがあり、そのちょっとした対応の差が相手(取引先やお客様)への印象を決めてしまいます。ビジネスとしての電話対応のマナーを、基本の応対から、取り次ぐ時、かかってきた人が不在の時、折り返す時など状況別に確認しましょう。 The following two tabs change content below. 人事実務の専門家集団「社会保険労務士法人人事部サポートSRグループ」が運営する経営者と人事担当者向けのwebメディア。人事制度、採用、給与計算、社会保険のQ&Aや法改正など旬の人事ニュースを掲載。実務に役立つExcelツールも無料配信中!, (例題3)日本株式会社の浜田様より、鈴木部長宛に入電。鈴木は外出中で 17時に戻る予定。先方より折り返し連絡するとの事。, (例題4)日本株式会社の浜田様より、鈴木部長宛に入電。鈴木は外出中で 17時に戻る予定。 戻られたら電話を頂きたいとの事。. 「万一、その時間までに戻らない場合は、いかがいたしましょうか」

: pdf形式の電話メモです。 : 枠ありはメモのサイズが揃うのでキレイに仕上がります。 枠なしはサイズやレイアウトが崩れますが、裁断の手間が減ります。

最近の新入社員は、子どもの頃から携帯電話やスマートフォンでのやりとりが普通で、固定電話を使用した経験が少ない傾向にあります。(固定電話の使い方が分らない人も。。)しかも友人同士のやりとりは、LINEやメールによるテキストでのコミュニケーションがほとんどです。そんな新入社員が仕事以上に苦労をするのが、「電話応対」です。, そこで今回は、新入社員がスムーズに電話応対ができるようになるためのマニュアルを伝授致します。, 姿が見えない ・・・・・・・ 声と言葉遣いのみでイメージが決まってしまう。誠実さが不可欠, 電話応対で上記のような大罪を犯すと、企業イメージを悪くするばかり ではなく、クレームに発展する場合もあります。その場合の最大の原因は、お客様に対する敬意が欠けているからです。電話をたらいまわしにしたり、面倒くさそうに話したり、口先だけで丸め込もうとしたり、お客様の都合より自社の都合を優先したり。お客様が不快に思われるのは、敬意が欠けているからと指導しましょう。, ①「お電話有難うございます。○○(会社名)、担当○○でございます。」と電話を取る。, ③「かしこまりました。只今電話をお取次ぎ致しますので、少々お待ち頂けますでしょうか。」, 受付:「△△でございますね。只今お取次ぎ致しますので、少々お待ち頂けますでしょうか。」, クッション言葉とは、相手への心遣いを表すソフトな表現で、人間関係を 友好に保つために配慮する言葉です。, 利点として、やわらかい印象を与えることができ、且つ話の内容は明確に伝えることが出来ます。, 相手の意向に添えないとき、断るときは、否定形の表現を肯定形の表現に変え、 クッション言葉とセットで使うと効果的です。, 私では判りかねますので、伝言を承り、早急に折り返しお電話をさせて頂きたいと思いますが。※5, ※5 ・電話応対では「判りかねます」は NG であり、一般的にも好ましくありません。, →正しくは、「担当部署の者から、折り返しご連絡を差し上げたいと思いますが、宜しいでしょうか。」, 人は、経験の少ないことをしなければならないときは緊張し、「できればやりたくない」と感じます。普段から固定電話に慣れ親しんできた世代とは違い、新入社員は固定電話を使用した経験自体が少ないのです。しかもそれが「仕事」となると、なおさらハードルが上がります。電話応対のマニュアルを作成することで、「やること」はわかりますが、それだけでは新人教育としては不十分。新入社員研修などの中で、実際にマニュアル通りに電話に出る練習をさせましょう。何度も練習を積み重ねることで自信がつき、実際の仕事の場面でも電話に出ることに抵抗がなくなります。, 弊社は、専門知識と経験を活かして人材に関する様々な業務支援を致します。 「よろしければご用件を承っておきますが・・・」 相手が確認できたら、名指し人の名前を復唱して取り次ぐことを伝えます。 【東京開催決定】IoT、ビッグデータ、AI・機械学習を短期習得!エンジニア向け IoTシステム開発研修 5日間, 【EXCEL関数】全員の名前にフリガナを振るのは面倒!そんな時は【PHONETIC関数】, ⑪では、鈴木が戻りましたら、お電話をいただいた旨申し伝えます。本日は私、総務課 の栗田が承りました。, ⑥それではお手数ですが、お戻りになりましたらお電話いただけるようお伝えいただけますか?, ⑪では、鈴木が戻り次第、お電話を差し上げるよう申し伝えます。本日は私、総務課の栗田が承りました。. と伝言を聞くと100点です。, 相手から折り返しの電話を頼まれた場合は、念のため相手の電話番号を聞いておきます。

電話の取り次きは原則として控えます。 ですが、ときとして大事な得意先からの電話や、家族からの緊急の電話が入ってくることもあるでしょう。 こんなときこそ、あなたの機転がものをいいます。 メモに電話の相手とその用件を大きめに書く 取り次ぐのに時間がかかりそうなときは、その旨をことわり、こちらからかけ直すようにするか、相手に指示をあおぐなどして必ずフォローする。. 必ず電話取次ぎメモに記入する。 ③「かしこまりました。只今電話をお取次ぎ致しますので、少々お待ち頂けますでしょうか。」 ④取り次ぎ先担当者に内線で連絡し、 「お疲れ様です。 ですが、代表電話に××様より お電話です。」と伝える。 社員の家族には、社員に対して尊敬語を使って応対します。

メモを置いただけでは不十分。口頭でも伝えよう. まず、相手の確認をした後で、自分の名前を名乗り簡単なあいさつをします。

相手から伝言がなくても、電話がかかってきたことはメモと口頭で伝えるようにします。, 社外の人には、社内の人に対して尊敬語は使わないのが基本ですが、唯一例外が社員の家族からかかってきた場合です。

伝言を聞き終わったら復唱して確認します。

最後に自分の名前を名乗りあいさつして電話を切ります。, 相手から伝言を頼まれた場合は、あいづちを打ちながらポイントを復唱し、メモをとります。 「では復唱させていただきます。×××-××××-××××。○○社の△△様でいらっしゃいますね」, さらに相手が何時頃までこの電話番号の連絡先にいるのか、万一その時間までに名指し人が戻らない場合はどうしたらようかなどを聞いておくことが必要です。

と聞くと70点 不在の理由はあくまで

・休暇(お休みを頂いております。) 取り次ぐ人が見当たらないときに、あちらこちらへ電話をタライ回しにすることは失礼です。, 基本はお詫びをして、出られない事情を説明したうえで相手の意向を聞きます。 「申し訳ございません。私どもではわかりかねますので、担当の課にお繋ぎいたします。少々お待ちいただけますでしょうか」 SR 人事メディア , の4つです。, 「申し訳ございません。○○は只今外出して(席を外して)おります。」

担当者には、回す電話の相手の名前、用件を簡潔に伝え、相手に同じことを言わせないようにしなくてはいけません。

家族からの電話は緊急なことが多いため、できるだけ早く連絡を取るなど相手の立場に立った親切な対応を心がけます。. Copyright © 2007 - 2020 実用マナーページ「manapa」 All rights Reserved.

と応えて相手を待たせないようにします。, かかってきた電話の用件が他の部署だった場合は、相手に伝えたうえで電話を回します。 ・出張中

「少々時間がかかりそうなので、こちらからおかけ直しいたします。」